【文档归集管理制度】在现代企业管理中，文档管理是一项基础且关键的工作。随着企业规模的扩大和业务流程的复杂化，各类文件资料的数量呈指数级增长，如何对这些文档进行有效归集、分类与管理，已成为提升工作效率和保障信息安全的重要环节。为此，制定一套科学、规范的《文档归集管理制度》具有重要意义。

本制度旨在明确文档归集的职责分工、操作流程及管理要求，确保各类文档能够有序流转、妥善保存，并在需要时快速调用。通过统一的标准和流程，提高文档管理的系统性和可追溯性，为企业内部的信息共享与决策支持提供有力支撑。

一、适用范围

本制度适用于公司内部所有部门及员工，在日常工作中产生的各类文档，包括但不限于：合同文本、会议记录、项目资料、财务报表、行政文件、技术文档等。凡涉及公司运营、管理、服务等相关内容的文档，均应按照本制度进行归集与管理。

二、职责划分

1. 文档管理员：负责文档的接收、分类、编号、存储及借阅登记工作，确保文档的安全性和完整性。

2. 各部门负责人：负责本部门文档的收集、整理与提交，确保文档的及时性与准确性。

3. 档案管理部门：负责对重要文档进行归档保管，并定期检查文档管理情况，提出改进建议。

三、文档归集流程

1. 文档生成：各部门在完成相关工作后，应及时整理并形成正式文档。

2. 文档提交：文档完成后，由责任人填写《文档提交单》，并按要求提交至档案管理部门或指定人员。

3. 文档分类：档案管理人员根据文档性质、用途及密级进行分类，并赋予唯一编号。

4. 文档存储：分类后的文档应按照规定的方式进行存储，包括电子存档与纸质存档，确保易于查找与使用。

5. 文档借阅：如需借阅文档，须填写《文档借阅申请表》，经审批后方可借出，并按时归还。

四、文档管理要求

1. 所有文档必须保持真实、完整、清晰，不得随意涂改或销毁。

2. 涉及机密信息的文档应严格控制访问权限，防止泄露。

3. 定期对文档进行清点与核对，确保账实相符。

4. 对于已过期或无保存价值的文档，应按照公司规定程序进行处理，严禁私自销毁。

五、监督与考核

公司将定期对文档归集管理情况进行检查，并将结果纳入部门及个人绩效考核中。对于未按规定执行的部门或个人，将视情节轻重给予相应处理。

六、附则

本制度自发布之日起施行，由档案管理部门负责解释和修订。各部门应认真学习并严格执行，共同维护企业文档管理体系的高效运行。

通过实施《文档归集管理制度》，不仅有助于提升企业内部的信息管理水平，也为后续的数据分析、审计追踪及合规管理提供了坚实的基础。只有建立起完善的文档管理体系，才能真正实现“事事有据、处处可查”的管理目标。