在现代企业管理中，资料档案的规范化管理是保障信息有序、安全和高效利用的重要基础。为了提升企业内部资料管理的科学性与系统性，特制定本《资料档案管理规范》，旨在明确各类资料的归档、保存、调阅及销毁流程，确保资料的安全性、完整性和可追溯性。

一、适用范围

本制度适用于公司各部门在日常运营过程中产生的各类文件、记录、合同、报表、技术资料及其他具有保存价值的信息资料。所有涉及资料管理的员工均应遵守本制度的相关规定。

二、资料分类与归档

1. 资料分类：根据资料性质、用途和重要程度，分为行政类、财务类、技术类、人事类、项目类等类别。

2. 归档要求：各类资料应在产生后及时整理并按类别归档，确保内容完整、编号清晰、便于查找。

3. 电子档案：对于电子文档，应建立统一的命名规则与存储路径，定期备份至指定服务器或云平台。

三、资料保管与使用

1. 保管方式：纸质资料应存放在专用档案柜中，电子资料应加密存储于受控系统内。

2. 使用权限：不同级别的资料应设置相应的访问权限，非授权人员不得擅自查阅或复制。

3. 借阅流程：如需借阅资料，须填写《资料借阅申请表》，经相关负责人审批后方可办理。归还时应检查资料完整性。

四、资料更新与维护

1. 定期检查：档案管理人员应定期对资料进行核查，确保内容准确、无遗漏。

2. 版本控制：对于多版本文件，应明确标注版本号，并保留历史版本以备查证。

3. 更新机制：资料内容发生变更时，应及时更新并通知相关人员，避免使用过期或错误信息。

五、资料销毁与处置

1. 销毁标准：凡已失效、无参考价值或违反保密规定的资料，可按规定程序进行销毁。

2. 销毁流程：销毁前需填写《资料销毁申请表》，经部门负责人审核后，由专人监督执行，确保资料彻底清除。

3. 记录留存：所有销毁操作应有书面记录，包括销毁时间、内容、责任人等信息，以备审计或查询。

六、责任与监督

1. 各部门负责人应督促本部门员工严格执行本制度，确保资料管理工作的落实。

2. 档案管理部门负责对制度执行情况进行定期检查，并提出改进建议。

3. 对于违反本制度的行为，将视情节轻重给予相应处理，严重者将追究相关责任。

七、附则

本制度自发布之日起施行，由公司综合管理部负责解释与修订。各相关部门应结合实际情况，制定实施细则，确保制度的有效落地与持续优化。

通过建立健全的资料档案管理制度，不仅能够提高企业内部的信息管理水平，还能有效防范信息泄露、数据丢失等风险，为企业的长期稳定发展提供坚实支撑。