为了规范公司内部各类文档的管理与使用，提高工作效率和信息安全性，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的文件、资料、数据等文档管理工作。

一、文档分类

根据文档的内容和用途，将文档分为以下几类：

1. 工作计划类：包括年度计划、季度计划、月度计划等。

2. 会议记录类：如各部门定期召开的工作会议纪要。

3. 业务流程类：涉及具体业务操作的标准流程文档。

4. 技术资料类：技术文档、产品说明书等。

5. 财务报告类：财务报表、审计报告等。

6. 人事档案类：员工档案、考勤记录等。

二、文档创建与审批

1. 创建标准：所有文档应按照统一格式进行编制，确保内容准确无误。

2. 审批流程：重要文档需经过部门负责人或更高层级领导的审核批准后方可正式发布。

3. 版本控制：对于需要多次修订的文档，应明确标注版本号，并保留历史版本以备查阅。

三、文档存储与备份

1. 存储位置：公司设立专门的服务器作为文档集中存储点，各部门可根据权限访问相应区域。

2. 定期备份：每周至少一次对关键文档进行全量备份，并存放于异地安全地点。

3. 权限设置：根据岗位职责分配不同级别的访问权限，防止未经授权人员接触敏感信息。

四、文档共享与传输

1. 内部共享：通过企业内部网络实现文档快速传递，避免外部邮件系统可能带来的安全隐患。

2. 加密措施：对外发送涉及商业机密或其他敏感内容的文档时必须采用加密手段保护信息安全。

3. 记录跟踪：每次文档共享或下载行为都应当详细记录，便于后续追溯责任主体。

五、文档销毁

1. 期限规定：超过保存期限且不再具有利用价值的文档应及时清理销毁。

2. 方法选择：物理销毁（如粉碎纸张）或电子销毁（如彻底删除硬盘数据），确保无法恢复原貌。

3. 监督执行：销毁过程由专人负责监督，并形成书面报告存档备查。

六、违规处理

违反上述规定的个人或单位将视情节轻重给予警告直至解除劳动合同等处罚；造成经济损失或泄露商业秘密者还将依法追责。

以上即为本公司关于文档管理的基本规章制度，请全体员工严格遵守执行，共同维护良好的办公秩序！