为了规范公司内部会议室的使用流程，提高会议效率，确保各项工作的顺利进行，特制定本会议室使用管理规定。请各部门及员工严格遵守以下条款：

一、会议室预约制度

1. 提前预约：所有会议室的使用需提前一天通过OA系统或指定的会议室预约平台提交申请，不得临时占用。

2. 优先级安排：公司高层会议优先安排；如遇特殊情况，由行政部根据实际情况协调解决。

3. 取消预约：若因故无法按计划使用会议室，应至少提前半天通知行政部取消预约，避免资源浪费。

二、会议室使用规则

1. 保持整洁：进入会议室前，请检查并整理好桌椅、白板等设施，离开时需将所有物品归位。

2. 爱护公物：严禁在会议室墙壁、家具上乱涂乱画，损坏设备需照价赔偿。

3. 节约能源：离开会议室时务必关闭灯光、空调及其他电器设备，养成良好的节能习惯。

三、会议纪律要求

1. 准时开始：与会人员应按时到达会议室，迟到超过10分钟者需向主持人说明原因。

2. 专注会议：参会期间请关闭手机铃声或将手机调至静音状态，避免干扰会议进程。

3. 记录要点：每位参会者需做好会议记录，并按照要求及时反馈会议决议和后续行动事项。

四、监督与考核

1. 行政部负责对会议室的使用情况进行定期检查，对于违反规定的部门和个人将予以通报批评。

2. 对于长期未按规定使用会议室的行为，公司将纳入绩效考核体系，影响年终评优资格。

希望全体员工能够共同维护良好的办公环境，合理利用公共资源，为公司的持续发展贡献力量。如有疑问或建议，请随时联系行政部。

特此通知！

XX公司行政部

2023年XX月XX日

以上内容旨在明确会议室管理的具体细则，同时兼顾实用性与人性化管理，力求在实际操作中达到最佳效果。