【文档控制规范【范本模板】】为确保组织内部各类文件资料的完整性、有效性与可追溯性，提升信息管理的规范化水平，特制定本《文档控制规范》。本规范适用于公司内部所有与文档相关的活动，包括但不限于文件的起草、审批、发布、修订、存档、检索及销毁等环节。

一、适用范围

本规范适用于公司各部门在日常运营中产生的各类文档，包括但不限于：

- 管理制度类文件

- 技术文档与操作手册

- 项目计划与总结报告

- 合同与协议文本

- 内部通知与会议纪要

- 其他需归档保存的正式文件

二、文档分类与编号规则

为便于统一管理与快速检索，所有文档应按照类别进行分类，并赋予唯一编号。文档编号规则如下：

- 部门代码：如“HR”、“IT”、“PM”等；

- 文档类型代码：如“ZD”表示制度，“JH”表示计划，“BG”表示报告；

- 年份：如“2025”；

- 序号：按年度递增编号，如“001”、“002”等。

示例：HR-ZD-2025-001 表示人力资源部发布的第1号管理制度文件。

三、文档生命周期管理

1. 起草与审核

- 文档由相关责任人或部门负责人起草；

- 起草完成后，提交至相关部门或主管领导进行审核；

- 审核通过后，方可进入发布流程。

2. 发布与分发

- 经批准后的文档由指定人员统一发布；

- 发布方式包括电子版与纸质版，视实际需要而定；

- 文档发布后，应同步更新至文档管理系统或共享平台。

3. 修订与变更

- 文档在使用过程中若需修改，须填写《文档修订申请表》，说明修改原因及内容；

- 修订后的文档应重新进行审核与批准；

- 原版本文档应保留并标注“作废”状态，防止误用。

4. 存档与备份

- 所有正式文档均需存档，存档方式包括电子档案和纸质档案；

- 电子文档应定期备份，确保数据安全；

- 纸质文档应存放于指定档案室，专人负责管理。

5. 销毁与清理

- 过期或无效文档在确认无使用价值后，可申请销毁；

- 销毁前需经相关部门审批；

- 销毁方式应符合保密要求，防止信息泄露。

四、文档权限管理

- 根据文档的性质与内容，设定不同级别的访问权限；

- 涉及敏感信息的文档，仅限授权人员查阅；

- 系统管理员应定期检查文档权限设置，确保合规性。

五、文档管理责任

- 各部门负责人对本部门文档的完整性与准确性负责；

- 文档管理人员应定期检查文档状态，确保符合规范；

- 对违反本规范的行为，将依据公司相关规定进行处理。

六、附则

- 本规范自发布之日起执行，由公司综合管理部负责解释与修订；

- 本规范可根据实际运行情况，适时进行调整与优化。

附件：

1. 文档编号规则表

2. 文档修订申请表

3. 文档销毁审批单

本《文档控制规范》旨在建立统一、高效、可控的文档管理体系，保障公司各项业务活动的有序开展。请全体员工认真学习并严格执行。