为规范公司内部各类文件和资料的管理流程，提升信息传递效率与工作协同能力，确保各项业务活动有据可依、有章可循，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门及员工在日常工作中涉及的文件、资料的起草、审批、发布、存档、使用与销毁等全过程管理。

一、文件分类与管理范围

1. 行政类文件：包括公司规章制度、通知公告、会议纪要、工作计划与总结等。

2. 业务类文件：如合同、项目方案、技术文档、市场分析报告等。

3. 人事类文件：员工档案、招聘资料、绩效考核记录等。

4. 财务类文件：预算报表、财务凭证、审计资料等。

5. 其他相关资料：如客户资料、供应商信息、设备说明书等。

二、文件起草与审核

1. 文件起草人应根据实际需求撰写内容，确保语言准确、逻辑清晰、格式规范。

2. 所有正式文件须经相关部门负责人或授权人员审核后方可发布。

3. 涉及重大决策或法律风险的文件，需由法务部门或公司高层进行最终审批。

三、文件发布与传达

1. 文件发布前应明确其适用范围、执行时间及责任部门。

2. 重要文件可通过OA系统、邮件或纸质形式下发，确保相关人员及时知悉。

3. 对于涉密文件，应采取加密传输或专人送达方式，防止信息泄露。

四、文件存档与保管

1. 所有正式文件均需归档保存，电子文件与纸质文件应同步管理。

2. 文件存档应按类别、时间、编号等方式进行分类，便于查询与调阅。

3. 档案管理人员应定期检查文件完整性，确保无遗失、损坏或过期情况。

五、文件使用与借阅

1. 员工在使用文件时，应遵守保密规定，不得擅自复制、外传或更改内容。

2. 需借阅文件的，应填写《文件借阅申请表》，经部门负责人批准后方可办理。

3. 借阅文件应在规定时间内归还，逾期未还者将影响后续借阅权限。

六、文件更新与废止

1. 文件内容因政策变化或业务调整需要修改时，应由原起草部门提出申请，经审批后重新发布。

2. 已失效或不再适用的文件应及时标注“作废”并从系统中移除，避免误用。

3. 废止文件应按规定进行销毁处理，涉及敏感信息的应采用物理销毁方式。

七、监督与责任

1. 公司办公室负责对本制度的执行情况进行监督检查，发现问题及时纠正。

2. 对违反文件管理制度的行为，视情节轻重给予通报批评、绩效扣分或纪律处分。

3. 各部门负责人应加强对本部门文件管理工作的指导与监督，确保制度落实到位。

八、附则

1. 本制度自发布之日起施行，由公司办公室负责解释与修订。

2. 本制度未尽事宜，参照国家相关法律法规及公司其他相关规定执行。

通过本制度的实施，旨在建立统一、高效、安全的文件管理体系，为公司的规范化运营提供有力保障。全体员工应严格遵守，共同维护公司信息资产的安全与完整。