在企业运营过程中，供应商作为供应链的重要组成部分，其管理水平直接影响到产品质量、成本控制以及整体运营效率。因此，建立并完善供应商档案管理体系，是企业实现规范化、制度化管理的关键环节。

本规范旨在明确供应商信息的收集、整理、存储、更新及使用流程，确保所有与供应商相关的资料完整、准确、可追溯，为后续合作提供可靠依据，同时降低潜在风险，提升企业管理效能。

一、适用范围

本规范适用于企业所有与外部供应商建立合作关系的部门及相关人员，包括但不限于采购、质量、仓储、财务等职能部门。

二、档案内容

供应商档案应包含以下基本

1. 基础信息：公司名称、统一社会信用代码、注册地址、法定代表人、联系方式、成立时间等；

2. 资质证明：营业执照、税务登记证、组织机构代码证、行业相关许可证等；

3. 业务信息：主要产品或服务、生产能力、供货能力、交货周期、售后服务能力等；

4. 合作记录：合同编号、签订时间、履约情况、付款记录、投诉处理等；

5. 质量评价：质量检测报告、客户反馈、不合格品处理记录等；

6. 其他补充材料：如供应商评级结果、审计报告、环保合规证明等。

三、档案管理流程

1. 档案建立：新供应商准入前，由采购部门牵头，联合相关部门完成基础信息采集，并提交至档案管理部门进行归档。

2. 档案维护：定期对供应商信息进行更新，确保数据真实有效。对于长期合作的供应商，应建立动态跟踪机制。

3. 档案查阅：根据工作需要，经审批后可调阅相关档案，严禁私自复制、外传。

4. 档案保存：电子档案应定期备份，纸质档案应分类存放于专用档案柜中，确保安全保密。

5. 档案销毁：对已终止合作且无继续保留价值的供应商档案，需经审批后按规定进行销毁处理。

四、责任分工

1. 采购部门负责供应商信息的初步收集与录入；

2. 质量管理部门负责质量相关资料的审核与归档；

3. 档案管理部门负责统一管理和维护供应商档案；

4. 各使用部门需配合档案管理工作，确保信息准确、及时。

五、监督与考核

企业应将供应商档案管理纳入绩效考核体系，定期开展检查与评估，发现问题及时整改，确保制度落实到位。

通过严格执行本规范，企业能够有效提升供应商管理水平，增强供应链稳定性，为企业可持续发展提供坚实保障。