在人事管理或档案调动过程中，调档函是一种重要的文件，用于正式请求将某人的档案从一个单位或机构转移到另一个单位或机构。调档函不仅是档案转移的合法依据，也是确保信息准确传递的重要工具。以下是一份调档函的基本格式和写作要点。

调档函基本格式

清晰标明文件性质，例如：

- 调档函

- 档案转移通知

发函单位

写明发出调档函的单位名称、地址及联系方式。

收函单位

明确接收档案的单位名称、地址及联系方式。

正文部分

1. 开头问候语

- 示例：“您好！”或“尊敬的XX单位领导：”

2. 背景说明

- 简要介绍调档的原因，比如员工调动、升学、就业等。

- 示例：“兹因XXX同志工作调动至贵单位，现需将其个人档案转入贵单位进行管理。”

3. 具体事项

- 详细列出需要转移的档案内容。

- 提供具体的档案编号或其他识别信息。

- 示例：“请贵单位协助办理该同志的档案转移手续，并妥善保管。”

4. 时间要求

- 明确给出档案转移的时间节点或期限。

- 示例：“烦请于收到本函后十五个工作日内完成档案转移工作。”

5. 联系方式

- 提供发函单位的联系人姓名、电话、邮箱等信息。

- 示例：“如有任何疑问，请随时与我方联系，联系电话：XXX-XXXX-XXXX。”

6. 结尾祝辞

- 示例：“此致 敬礼！”

落款

- 发函单位盖章或签字。

- 写明日期。

注意事项

1. 语言简洁规范

- 避免使用过于复杂的词汇，保持语气礼貌且正式。

2. 信息准确性

- 核对档案编号、人员信息等细节，确保无误。

3. 法律合规性

- 确保调档函符合相关法律法规的要求，尤其是涉及隐私保护的部分。

4. 格式统一

- 使用标准的公文格式，便于存档和查阅。

通过以上格式和要点，可以制作出一份专业且高效的调档函。调档函不仅是档案管理中的重要环节，也是单位间合作的重要桥梁。因此，在撰写时务必谨慎细致，以保障整个流程的顺利进行。